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行政专员

职位简介:


       行政专员是每个公司所必须具备的岗位,协助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作。协助上级制定行政、总务及安全管理工作发展规划和计划;协助审核、修订行政管理规章制度,进行日常行政工作的组织与管理;协助高级管理人员进行财产、内务、安全管理,为其他部门提供及时有效的行政服务;协助承办公司相关法律事务;参与公司绩效管理、考勤、采购事务等工作;公司经营事务的管理和执行工作。 


行政专员

 

1.能力要求


        管理工作:

 

        1.制度建立与完善:根据公司发展的实际情况,制定出合乎企业现状的规章制度,知会各部门及人员,收集合理化建议,并在企业发展中及时调整和完善,使制度更加规范和合理,提高制度的可执行性和有效性,切实可行地提高员工工作主动性和规范性。


        2.部门沟通与人员协调:了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理解公司领导意图、做好上情下达的工作。以主动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通,尽可能及时了解各项业务的进展情况,并将信息及时整理反馈给公司领导,有效地协助上级推进工作。在日常的工作中,注意与其它部门和同事的协作,协调与各部门之间的关系,建立服务意识。


        3.绩效考核:全面了解,评估员工工作绩效,发现优秀人才,提高公司工作效率,考核范围为公司全体员工。考核原则是通过考核全面评价员工的各项工作表现,使员工了解自己的工作表现与取得报酬、待遇的关系,获得努力向上、改善工作的动力。使员工有机会参与公司管理程序,发表自己的意见。考核目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核形式应相匹配。以岗位职责为主要依据,坚持上下结合,左右结合,定性与定量考核相结合。考核可采取上级评议、同级同事评议、自我鉴定、下级评议、外部客户评议等。


        事务处理

 

        1.接听电话接待来访:接听电话要使用文明用语,语言应亲切简练、礼貌、和气,公话严禁私用,一律不得拨打信息台;对来访者要使用文明用语,热情接待,要认真倾听来访者的叙述。如未能及时有效地解决,应做好相应的记录并跟进落实。


        2.文件制发及档案管理:文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员,并督导落实。文件制发后,应先分类整理再按要求进行归档,公司内部综合类档案原则上以半年为周期进行建档。公司档案管理的基本原则是:统一领导,分级管理;维护档案的完整与安全;便于公司和社会对档案的有效利用。


        3.例会组织与纪要:按要求安排好人员的座次及发言顺序,发言要短小精悍,有效地利用时间,讨论实质性的问题。与会人员均应将手机设置为会议状态。


        4.车辆使用及管理:提高汽车使用率,合理使用,降低能耗。公务用车,公司领导人员在市内参加各种业务活动,派车接送;到外地出差,送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧急、重要公务或因路远等必需用车的情况时可酌情批准派车。公司组织集体活动,酌情安排用车。


        5.日常制度监管:在现有的管理模式中,加大行政督导的执行力度,有效地实施行政制度及监管,及时调整管理  方式、方法,建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率。


        外部沟通

 

        1.政府职能部门沟通:作为公司与政府部门沟通的窗口,我们应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系,端正自己的位置,灵活处理。


        2.合作伙伴沟通:要注意多方了解与业务相关的事务,以做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达,但在处理事务时注意以公司利益为重。


        3.注重礼尚往来:节日礼品、贺卡等,在重要的节日(如圣诞节、新年、春节、或重要合作伙伴[客户]的公司纪念日等),应在征求总经理意见之后,以礼品或贺信及时致意,维护与合作伙伴的友好关系。在业务合作中,适时提醒经理并根据经理要求为其安排与合作伙伴的定期沟通活动或轻松的就餐,与合作伙伴建立经常性的沟通。以促进彼此的了解与进一步的合作。


        行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务,但是行政工作在企业中的作用是不可小视的,所以也要求从事这个岗位工作的人员要具备一定的职业素养。

 

2.具备素质

       

        1.工作态度:必须对企业的背景、企业所在行业及市场的定位、企业行政管理系统及企业文化有所了解。

        2.工作技能:有电脑、外语、文笔、沟通技能、时间管理、压力管理、情绪管理等方面的能力。

        3.业绩方面:领悟上级主管的意图,工作高效率,有服务意识,工作环节“零缺陷”。

        4.跟上公司的主旋律,注意公司的发展趋势;

        5.寻求晋升空间,行政工作不是你最终想要的,积累了一定的经验,可以设法让自己能够胜任更重要的职位,让老板赏识你;

        6.及时充电,你喜欢什么想学什么,那就马上行动,买些书或者去图书馆看些书,这对自己是有百益而无一害;

        7.学历并不代表能力,要适当地改造自己。一开始的形象有好有坏,你可以多问下别人的看法,试着改变自己;

        8.有责任心,了解公司的企业文化,有创新意识。责任心固然重要,但工作的效率也很重要,所以时刻准备挑战工作出现的难题,想问题要全面;

        9.制定工作和学习计划,规划自己的人生;

        10.了解各部门的特点和习惯,针对性地做好材料的准备和沟通工作,可以加速公司决策的进度。行政专员对员工要尽量关心和帮助,同样老板其实也是普通人,人总会有不适,人总会有脾气,我们应该给予谅解。

 

3.会务安排


        具有较强的时间管理能力;

        优秀的外联和公关能力,具备解决突发事件能力;

        良好的中英文写作、口语、阅读能力;

        熟练使用办公软件;

        熟练使用操作办公自动化设备。

        态度:

        工作细致认真,谨慎细心,责任心强;

        具有很强的人际沟通、协调能力,团队意识强。

 

4.详细工作

   

        1、人 事档案管理

        2、人事考核作业

        3、员工教育培训

        4、作息考勤管理

        5、奖惩办法的执行

        6、各类公告的发布

        7、招聘、录用、升迁、离退职的办理

        8、各项规章制度监督与执行

        9、协助经理制订公司各项管理制度及业务计划

        10、全面组织及督导店员的销售工作

        11、办公用品的预算及购买技能技巧:

 

行政专员

 


5.岗位职责


        1.在行政总监的领导下,负责公司的行政后勤工作,安全保卫和消防管理工作,创造舒适、优美、整洁的工作生活环境;

        2.负责公司的食堂管理、宿舍管理、环境卫生管理、绿化管理、厂房管理、基建工程管理和房屋修缮、装修管理等综合事务工作;

        3.负责公司资产管理、办公用品和劳保用品的管理工作,避免公司资产流失和浪费;

        4.全面负责公司守卫管理工作,包括守卫值班、公司治安状况、消防安全及公司重大活动的安全保卫工作,确保公司人员、财产的安全;

        5.负责公司各项规章制度的推行,执行与追综,维护公司各项规章制度的权威;

        6.负责公司车辆的管理和司机的管理工作,包括车辆调度、使用、维护保养,确保车辆及人身的安全;

        7.负责公司办公楼的日常管理工作和综合服务工作,确保后勤保障到位,工作顺畅和环境优雅;

        8.负责对公司突发事件的处理工作,协助公司处理各项突发事件;

        9.负责做好各种自然灾害的预防和处理工作,确保安全;

        10.负责公司各部门的办公秩序和纪律状况,确保工作正常有序无违纪现象;

        11.配合工务课进行内部维修的管理,保障各部门正常开展各项工作;

        12.完成上级交办行政主管的各项工作。


6.薪资水平


        普通行政专员的薪资水平在1800-4000左右。北京地区行政专员薪资平均水平是人民币3500元左右。


 

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