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如何写一封专业的职场邮件

        不论是公司内部交流还是领导传达任务,正式的渠道都是邮件,屏幕面前的你或许轻蔑的一笑,这玩意儿太容易了,于是你问他“收件人”和“抄送”区别的时候,他哑口无言。在职场中,把事情做到极致才是一个人成功的关键,那么为大家科普一下邮件小知识,

不仅体现了自我的修养程度,也是代表你公司的形象。尤其对那些在求职路上的年轻人、或者刚进职场的新人来说,以更加专业的面貌应对邮件往来显得格外重要。


        技巧1: 邮件的送出——何谓To(发送给),何谓CC(抄送),何谓BCC(密送)

如何写一封专业的职场邮件


        (1)“To”的人

        浅显易懂是“你所沟通的对象”,但是除了这个“已经明确的人”之外,还能To 的人是直接关联的人,或是跟这件事有紧密联系的人,还可能是你上下游任务接口的人。

        (2)CC的人

        CC的是“希望让他知道这事,但是跟他并无直接责任关系”的人,通常对方会是你的直属领导,或者是你“To”的人的直属领导,也有可能是横跨部门、但是不跟此任务直接相关的人,却是希望他知晓的对象。

        (3)BCC的人

        BCC就是想要让特定的他知道、但是又不想让邮件内相关人员知晓。这个使用要小心,因为我亲身经历过被BCC的人没仔细看回了邮件……这是令人尴尬的事,所以除非有特殊原因建议使用Forward(转发)。




        技巧2: 邮件标题

        邮件的标题需要一目了然。建议按照“【主旨】 【叙述】”的格式来撰写。比如:“【新闻稿】轻松掌握写邮件要旨”。这里,“【新闻稿】”是主旨部分,“轻松掌握……”则是比较详细的叙述。


如何写一封专业的职场邮件


        (1)标题的主旨

        方便看邮件的人一目了然地知道这是哪一方面的邮件,并且负责相关业务的人立即知晓从而会阅读邮件。

        方便搜索。许多人邮箱里都躺着上千封邮件,所以当你想要找特定内容的邮件时,你会发现你能利用“主旨”的关键词将相  关邮件全部筛选出来,邮件列表非常清晰。这对于主管级的人真是一个超好用的小功能。

        (2)标题的叙述

        建议标题的叙述部分,不要超过10个中文字,因为字数多,反而不会有人看或是抓不住重点。简洁的叙述是使邮件看上去很专业的一个要领。



        技巧3: 邮件的正文

        (1)收件人

        在英文中我们会常用“Dear”、“Hi”或者“Hello”当作开头,不过在中文,目前似乎常看见的就是“某某长官”或是“某某你好”这样的敬称,因为没有敬语很容易会产生“命令口吻”或是“平等地位”等误会。所以收件人称谓要很注意。

        如果可以,请一定明确收件人,尽量不要用“All”来取代。收件人明确了,这样才能确保对方能回复并且执行。如果邮件内是超过1个人来负责不同任务,那么请分段写,这样更清晰。

        (2)主要内容

        邮件的主要目的是要让对方快速掌握需要执行的内容,所以需要保证以下两条:

        邮件正文内容不要超过800字。如果800字都无法说清楚,请直接沟通,确定双方都达到共识后再发邮件。

        如果需要传递的内容比较复杂,建议提供附件。其他的辅助说明,提供网络链接。

        邮件内容如果能条列说明是最好,这能让看邮件的人快速领会。

        (3)注意小细节

        发现很多人喜欢转发邮件给直属领导或是附上附件却不加说明。我个人觉得这是很不专业的表现。如果邮件转发, 请提列转发内容的重点;如果是附件,,也需要简单说明这个附件并且提供此附件的重点。

        有时候所提供的附件很大。因为现在很多人已经习惯在手机上看邮件,故有个小建议——当附件邮件过大,建议将附件单独提供给“所需要的人”。或是在邮件上说明“如果需要,单独索取”,尤其邮件To & CC人员很多的时候特别注意这一点。

        时候会发现有些人喜欢把邮件的内容标注为不同大小的字体、不同的颜色,甚至还使用粗体细体斜体的字型。我个人觉得这样会让邮件看起来乱七八糟,所以建议一封邮件不要超过2种不同的视觉形式变化。



如何写一封专业的职场邮件

        


        技巧4: 结尾署名

        署名对于对外联系人员其实非常重要,因为它包含着个人信息,比如名字、职称、部门、电话、邮箱/ IM(即时通讯)、公司网址等等。现在很多人还会加上个人二维码。

        署名也是代表公司身份,所以不要加上太多有个人色彩的内容及叙述。


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