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这些细节助你提升开会效率

        职场分工不同,虽然现在团队流行“扁平式”管理,但办公室中的人终究要分成三六九等:高层、中层、底层,戏谑一点的说法是:大BOSS、总监哥哥、小喽啰。高层往往神龙见首不见尾,而中层们一天的任务似乎就是开会和组织小喽啰开会,碰上严肃一些的领导,可能整个会议气氛很冷,大家发言不踊跃;遇到开放一些的领导呢,大家各抒己见,有时会偏离会议的主题,效率很低。


这些细节助你提升开会效率


        工作我们都发现,每次开会很多人都不愿意参加,又长又无聊,而且最关键的是浪费大家工作的时间:会议往往是即兴的,大家不得不停下手头上的思路走进会议室。一般一个会议下来,有不少的人工作任务都不能及时完成。所以,对于会议的时间问题,一直是大家不愿提起的痛。

        在一个会议中,主持会议的人显然有更多的职责,会议风格把控,会议主题紧抓,与会人员意见表达,会议时间把控,都是一个会议主持需要注意的,总结了几条经验,希望能帮到受会议困扰的职场人。


        是否有开会的真正必要?

        会议的最大的问题,是它们已经成为了工作中许多问题的一个默认的回应。对某事不确定?开个会。需要审核材料?召集大家开会。不幸的是,以这种方式开始可以被翻译成“想要浪费大量的时间?开会”。

        为了让会议开得更好,只召集你真正需要的人。如果你想要告知一个团队一些事情,发送一份备忘录。会议应该产生行动。如果与会的每个人没有在离开的时候承担一定的责任,你就必须首先要问为什么要召开这次会议。



这些细节助你提升开会效率


        规划好主题和施行方案

        会议议程应该包括会议的总体目标和其意欲达到的结果。它应该指出此次会议将会开多长时间以及配发到每个部分的时间量,并且要在会议实际开始的很久之前就绝对联系到所有的参加者。让每个人都习惯做好准备。有时候,让其他人帮忙制订会议议程会是有所帮助的。你会得到更广泛的支持,而其他人可能会提出你错过了的重要观点。


这些细节助你提升开会效率


        使与会者得到足够的尊重

        人们因为过去的经验而对会议不尊重。你需要坚定地引导他们保持正确的态度。首先,会议要严格地准时开始。你会在开始的前几次看到一些迟到的人,但是,如果你推迟开会的时间,会议将继续消耗比它们应该需要的更多的时间,并做出远远低于你想要的结果。

        设定计时器。当计时器发出到时提醒时,会议结束。这将有助于人们集中注意力。


这些细节助你提升开会效率


        隔离一切外界干扰

        每个人都检查自己的手机,并将自己的笔记本电脑关机放到一边。没有人阅读电子邮件或是浏览别的东西。如果人们需要做笔记,他们可以使用的纸笔。手写记笔记挥提高记忆力,并且也能让人保持不受到潜在的分心对象的影响。

也可以考虑设置一份官方设定的笔记。这并不是让个人笔记作废。特定的细节对于一些人可能比其他人的要更重要。但是,有一个正式版本以供参考也很好。


        积极地运行会议

        每一次会议都需要主持。如果你在这方面是无可救药的糟糕的话,你可以让别人来承担这部分工作,但是一定要有人做。让人们不跑题并且按照预定时间进行会议。在会议的一部分的时间要用完的时候,你要查看计时器并提醒人们。总结内容较多的重点,以确保团队成员们都明白说了些什么,以及你有一个简洁版本的笔记。别让人们对会议的话题感到昏昏欲睡。


        最后,当然需要做一个会议总结,传达出会议明确出的新规划,但需要保证:简洁、明了。


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胡慧慧

胡慧慧2014-09-12 12:39:49

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