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为何计划永远是计划?

    在工作中,找到最简、最优的方法,以最少的环节、最短的时间、最节约的资源投入达到最好的效果,工作自然也是高效的。


为何计划永远是计划?


    没人喜欢低效率,无论是企业还是个人,低效率都绝不会是正面导向。但低效率的影子随处可见,总是最后一刻才能把事情做完,或者计划总赶不上变化,计划永远只是计划。


    中国人民大学商学院副教授仲理峰表示,工作效率低的原因大致有两个。一是外在的组织管理制度、工作流程、考核规范出了问题,组织内部形成了“低效环境”。二是员工个人内在的因素使然,比如工作习惯不好、拖拖拉拉;或者计划不够周详,临时、突发情况主导工作进度;抑或是团队成员沟通不畅、衔接不好。只有找准原因,才能对症下药。


    个人晋升与发展看的是横向比较


    在林总上任之前,许桐觉得,一个项目从立项到落实再到完成,应该是以年计的,比如独立项目大概是半年,而需要别的部门配合的大项目,就得一年两年。


    许桐还是新兵的时候,领导吩咐了什么事,他总喜欢问:“那什么时候要啊?”可时间一长,许桐发现,没人关心你的“限期”,做完了没人夸你,做不完也没人说你,因为总有更慢的人在你后面托底。更何况,每个项目的时间早就提前留出了富余量,肯定不会不够用。


    不过,国企的特点在于,领导一换,风格就会大变。比如,现有的平台项目,林总要求把现有的工作进度和下一步的计划落在纸面上,每个人每周、每月要干什么,做到什么程度,都要写清楚。然后,在下个月月初的例会上,小组负责人逐个汇报进展。


    一夜之间,大家就从慢条斯理变得忙忙碌碌。


    以许桐负责设计的内部网站为例,林总要求他们“辛苦辛苦”,压缩掉一半的工期。也就是说,3个月要实现网站上线使用。许桐备感压力,自发挤掉了上网时间,每天都加一会儿班再走。


    很快,第一个汇报例会来了。作为资历最老的项目经理,吴克的发言定好了后面的“调子”:工作虽然如期完成,但是我们人手紧张,任务越来越重,看看谁那里能不能配合我们一下……


    紧接着,相关的项目组又开协调会、碰头会。不知不觉间,许桐要参加的会议越来越多,这个事哪个项目组做更合适,有时候3个会都扯不明白。


    有时候,他只是被要求“听一听”,但不得不放下手边的工作,在会议室一耗就是一个小时。许桐惦记着3个月的工期,心里跟猫爪挠一样,除了加班,他想不出还有什么更好的办法。


    不过,似乎没人记得网站要3个月上线,包括林总。好像开了会,就有了进展,就有了那些写在纸上的计划,就有了成绩。如今,工期早就过了,但后台程序还有一半没写,当然,也没人催着他要进展。


    如果当真你就输了,许桐觉得,再没有比这句话更有用的了。


    “不同的行业、不一样的单位都会有各自的文化环境。”仲理峰说,有的地方由于制度原因形成了“低效文化”,比如大事小情都得层层汇报、逐级指示,那想快也快不了;有的地方则效率至上,比如简化程序,目标分解到人,一切以效益为先。


    但是,从长远来看,高投入低产出,肯定是不好的。仲理峰说,每个单位都应该通过制度建设、规范管理来实现效益最大化。比如,每项工作的内容、承担的职责,都应该有清晰的界定和规范。制定阶段性的目标只是一方面,还要有科学的考核制度,从中鉴别出高效和低效的员工。


    “一个团队中,个人的晋升和发展,常常是看团队成员横向比较后的相对效率。”仲理峰说,组织内部要有激发员工主动性的奖惩制度,从而吸引优秀的员工,淘汰不合格的员工。


    仲理峰认为,每个人都会面临与单位的文化环境是否匹配的问题。如果能逐渐认同、接受、适应了单位的文化,就会留下;反之,就会离开。


    率性而为的做事风格很难达到高效率


    下班的时候,赵珂想,明天早来半个小时,把正在做的方案最后过一遍。


    第二天,她确实很早就到了公司。同事们忙着打卡、开电脑的时候,赵珂已经泡了茶好整以暇地坐在位子上了。


    “下班还早呢,什么时候挤不出半小时?”赵珂决定,还是先干点别的。


    好像一来公司就工作,有点亏待自己似的,赵珂预留了一个时段的“必修课”,内容安排如下:先登录QQ,看看有没有同学、朋友的留言和新动态,回复并评论;接着,浏览两三个门户网站的新闻、娱乐八卦;最后,扫一眼微博、看一眼微信,直到刷新数次都看不到什么更新了,早课才算结束。


    每天,朋友们的活跃程度不尽相同,赵珂也没有统计过做这些事的平均时长,但一般来说,等她打开同事们的邮件、盘算先干什么的时候,常常就会听到小刘问:“咱们一会儿吃什么?”


    大家七嘴八舌讨论一下、评价一下,就差不多该去食堂了。午饭后,赵珂刚冲好咖啡,就接到了经理的电话,“小刘写的那个方案你现在赶紧改一下,急着用。”


    在别人的衣服上锦上添花比自己做一件新衣服还费事,赵珂不由得有些头疼,看看时间,还是等会儿再说吧。赵珂打开邮箱,一边看那些未读邮件,一边跟同学聊天,间或给同事打个电话、发个材料,想着做完这些再踏踏实实改方案吧。


    但是,“大限”突然降临,经理等不到下班就催她赶紧交方案。这个电话让她一阵心慌,嘴上答应着“马上好”,手上连忙把屏幕上的QQ对话框关掉,任由右下角的头像闪啊闪。


    被逼到墙角的赵珂“小宇宙”爆发了,从查资料、打电话,到改文字、定格式,40分钟后,几十页的方案被送到了经理的办公桌上。


    于是,一天就在这样的成就感中结束了,而赵珂从早上就心心念念的“扫尾”工作被推迟到了第二天。


    “明天,明天一定得做完它。”赵珂这么想着,关了电脑,拿着包,去赶地铁。


    “很多人都会有拖延行为,拖到最后,可能就用一小时干完计划了一天的工作。”仲理峰说,但对公司而言,如果员工一天当中的有效时间只有一小时,无论如何也不能说是高效率。


    不同的工作内容,效率高低的判断标准也不相同。有时候,要看质量,比如对回访客户的服务人员来说,8个小时内问到的有效内容越多效率就越高。有时候,要看数量,比如说,营销人员签了多少订单。有时候,要看进度,比如研发工作,每天每月都有量化的指标。但在仲理峰看来,每个人判断自己的工作效率是高还是低,都是与预先设定的目标相比较的,超出预期,效率就高,否则就低。

    

    仲理峰表示,想到什么就做什么,没有安排、随性而为的做事风格,很难有高效率。因此,对习惯性的低效行为,可以先从制定周详的计划开始改变。这个工作计划要尽可能地严密、详细,找出重要、紧急的事情,并从分解好的能付诸实行的小步骤开始做起。时间上最好精确到分钟,比如10点05分干什么,10点45分做什么。如果内容定得比较宽松,或者时间只定个大概,比如10点多完成什么,那这项安排可能就会被拖到11点,甚至更晚。


    找到最简最优的“砌墙法”


    杨敏一直自认为人缘不错,平常嘻嘻哈哈打打闹闹,跟大家相处得还算融洽。但是现在,杨敏觉得,融洽的前提是大家“碰不上”事情的时候。


    两个月前,公司承接了一个大型纪念活动,杨敏被抽调到筹备组。她主要负责做案头工作,搜集相关材料,把有价值的东西分类整理好,等照片也选好了,就配在一起做成纪念册。


    这并不是件复杂的工作。


    杨敏整理好材料,交给负责的刘艺,她看完没问题再送到委托方那里,人家一点头,文字部分就算定下来了。没想到的是,选照片出了问题。


    首先,杨敏以为,给文字配图,那当然应该是她负责了。结果,等她选完送到技术小组,才发现,小张早就把选好的图片直接送到了制作公司,现在已经调完格式、大小,简直就是万事具备了。


    杨敏觉得,小张自作主张,刘艺没看、委托方没审,这么无的放矢乱选一通儿,肯定用不了,难不成为了照片重新选材料?小张却寸步不让,一页纸上也没几行字,改一下能怎么样?再说,重新做图还得花两份钱。


    两人打到刘艺那里,一顿狠狠地追根溯源才知道,让小张选照片的是程杰,那会儿公司没打算再成立一个筹备组统一负责,所以就交给小张了。显然,中间交接的时候,谁也没想到这码事。


    杨敏不想返工,小张更不愿意自己掏钱重新作图,刘艺谁也不想得罪。于是,这事就这么放着,等到老板问起的时候,还有10天就是纪念活动的正日子了。


    重做照片肯定是来不及了,老板一声令下,杨敏返工。杨敏又是一阵手忙脚乱,直到大会的前一天,纪念册才印好送来。


    无论如何,这都算不上高效率,杨敏最终也没出现在老板的表扬名单里。


    “团队成员之间配合不好,也会大大降低工作效率。”仲理峰表示,这可能是因为沟通不畅,也可能是因为工作流程设置得太繁琐,中间环节太多,使得成员之间的交流、衔接出问题,造成低效率。


    曾做过砌墙工人的美国“动作研究”之父吉尔布雷斯对砌墙作业进行过研究。比如,一开始,工人要弯腰拿砖,如果在离他们不远的地方设置好高度能调节的台子,把砖头事先码放在上面,工人就可以节约弯腰的时间。后来,他发现工人们码好砖还要敲几下才能固定,原因是灰浆太稠。那么,调节灰浆的水分,使它自然流入砖缝,就减少了工人们多余的工作。


    经过诸如此类的分析和研究,一个砌墙工人的18个动作被吉尔布雷斯简化到了5个动作,工作效率大幅提高,工人们的疲劳度也大大降低。


    “这个实验对一个团队来说也同样适用。”仲理峰说,在工作中,找到最简、最优的方法,以最少的环节、最短的时间、最节约的资源投入达到最好的效果,工作自然也是高效的。


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