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浅谈企业员工人事档案的建立


  企业员工人事档案极为重要,人力资源管理者必须给予充分重视。其原因在于健全完善的员工人事档案可降低用工风险,提升胜诉率;其次可为其他人事管理工作提供重要的基础性依据;另外也可为公司人事管理提供风险评估的依据。

 

  自员工入职之日起,即要逐步建立健全员工的人事档案,员工人事档案的建立大体包括以下内容:


浅谈企业员工人事档案的建立

 

  1、员工基本信息登记

 

  通常包括但不限于:姓名、性别、身份证号码、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、婚育状况、身份证号码、毕业院校、毕业时间、最高学历、所学专业、学位、政治面貌、家庭住址、籍贯、联系电话、邮箱、紧急联系人姓名地址单位联系电话、入职时间、项目经历、家庭情况(主要成员情况),五险一金缴纳情况、劳动合同起始时间、转正日期、晋升调动情况、培训记录、劳动合同终止时间、工作年限等等,根据不同企业的岗位特征与行业特征还会有不同内容的选择。

 

  这样的表格基本上会在员工入职当天进行登记,大部分为员工个人填写(例如:入职员工基本信息表、入职登记表等),还有一些可能需要HR进行填补并一一登记至电子版《员工花名册》。

 

  此类信息电子扫描档与原件均需要有,以防止原件丢失、破损、被盗窃、被毁损等情况出现;需要注意的是,员工本人必须签字确认提供的信息属实(如不属实,公司可解除劳动合同),另外在工作过程中,如果有重要信息发生变化,要随时通知HR部门负责人进行修改及补填。

 

  2、员工入职相关审批文件

 

  包括但不限于:入职(面试)审批表、薪酬确认函、试用期岗位职责与目标计划等(岗位说明书);面试评价表、新员工提供的以前工作成果文档(如需要)等;

 

  3、员工各类相关证件

 

  包括但不限于:身份证、户口本、毕业证、学位证、资格证、职称证书、驾驶证、各种专业证书、比赛获奖证书等等;

 

  这一类档案很多传统企业会用复印件,不建议仅保留复印件,因为防止有修改争议,当然更重要的是可能会被毁损,尽量用扫描件或者拍照等再保留一份。

 

  4、员工各类在职资料

 

  包括但不限于:入职体检表、上家企业离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、试用(实习)期工作总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利确认函(开始入职没有签署)、转正申请、转正审批单、每年度工作总结等;

 

  此类档案建议最好保留原件与扫描件各一份,均在HR部门,电子档主要是查阅与调取方便;需注意,所有的此类文件均要有员工本人签字。


浅谈企业员工人事档案的建立

 

  5、员工参加重要会议、培训的各类统计与履历表

 

  通常包括但不限于:入职培训记录、制度类会议签到表、新员工培训计划书、任何一种形式的在职培训签到记录表、每一次培训心得、培训考试成绩、培训证书等,无论内外训都要有员工签字确认,岗位职责及要求(入职、调整)、岗位激励机制(薪酬、考核、晋升、淘汰、奖惩、能力评估等);通常此类表格建议部门与HR部门各执一份,HR部门为原件与电子档,用人部门可以留存复印件与电子档;需注意,所有的此类文件均要有员工本人签字确认。

 

  6、员工在企业里的岗位异动记录

 

  包括但不限于:转正、调岗、晋升、降级等通知、公告、人事任务命书、解除劳动合同证明文件等;电子档与纸档各执一份。

 

  7、员工绩效考核档案、调薪、奖惩记录

 

  包括但不限于试用期转正考核资料、月度、季度、年度绩效考核表、职称评定考核表、管理能力评估表等。所有调薪以及奖惩需要有记录,均要有员工确认,无论线上OA流程备案亦或是纸档流程,如果是纸档,须再保存一份电子档,此类档案很关键。

 

  8、劳动合同、劳务合同、实习协议及保密协议等相关文件

 

  此条不需多做解释。

 

  以上列出的是我能想到的,还是那一句老生长谈,企业需要结合自身特征进行调整以及增补。

 

 

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