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如何提高你的表达与沟通能力?

    Part1 职场中,如何提高表达能力

    所谓『表达能力』,是一个宽泛的概念。你需要提高哪方面的表达能力?如果你不能准确地回答这个问题,就会老鼠拉龟无从下手。因此,缩小范围,找准方向,把精力和资源集中在最值得或者最急需投入的地方才是明智之举。你可以通过回答下面两个问题来找到自己的结症所在:

    你在工作中最需要表达的是什么内容,是数据、现象、流程、制度还是观点?

你了解这些内容的产生过程、运作机制和适用范围吗?

    举个例子说,在职能部门中经常可以看到这样一幕。

    一名员工因对某项制度不理解前来咨询,职能部门中的普通职员生搬硬套地向他解释。员工越听越糊涂,于是主动提出见经理。经理一出现三言两语就把制度说清楚了,员工释然并满意地离开。

    没过多久,午休时间到了。这位普通职员来到Pantry,一边吃饭一边和同事聊娱乐圈的八卦新闻。她说得声情并茂,好像那些明星就住她家隔壁似的。这时的她与先前判若两人。

    对于这个把部门制度讲得不清不楚,却把明星绯闻说得头头是道的职员,我们不能武断地说她表达能力不行。

    那她的问题出在哪里呢?显然,她没有想过前面的两个问题。对部门制度吃不透,只能照本宣科地向员工解释,这种粗浅的表达方式根本不能解决问题。

    我们再来看看提问的网友是怎么说的。他说:

    我有时跟客户或经理说话时,感觉他们不是很明白我在说什么。我已经尽量说得详细,但总是觉得他们会误解我的意思。

    各位有没有发现,他的处境在职场新人当中很有代表性。在没摸熟行业环境、客户情况、公司制度的情况下,陷入一种不能与合作对象同步沟通的尴尬局面是很正常的。

    不过,大家也许知道,一些工作了不少年头却依然不能把岗位中的关键事项表达清楚的老鸟大有人在。这些人老成却不老练,还没想清楚上面提到的两个问题。他们对自身岗位中的核心业务一知半解,对于皮毛的东西还能说上几句,一旦领导或客户多问几句,他们便阵脚大乱语无伦次。

    那么,提高表达能力的钥匙在哪里?

    职场中的表达能力,是指对岗位职责、业务性质、行业规律等专业信息的阐述和解释能力。这种能力与平常意义上的表达不同,它侧重于对专业词汇、专业操作的领会和演绎。通俗一点来说,就是看你懂不懂行。懂行的人能用三言两语把工作中复杂问题讲解清楚。不懂行的人就麻烦了,别说讲解了,就连听别人说都费劲。

    因此,提高职场表达能力的根本途径在于——让自己尽快懂行。

    Part2 职场中,怎样提高沟通能力?

    沟通能力主要有三种:

    - 语言沟通能力

    【包括当众发言,开会讨论、口头汇报等口头表达力,以及倾听别人说话时的理解力、领悟力】

    - 文字沟通能力

    【包括对文件公函的撰写、编辑修订、阅读理解能力,以及对各种数据的编制和展示能力】

    - 非语言沟通能力

    【同理心和肢体语言】

    职场中人需要灵活运用上述三种能力,以产生成效达到目的。不能产生成效的沟通就是无效沟通,不管你说得多好听、写得多漂亮,都是徒劳无功。

    因此,在着手提高自己的沟通能力之前,你需要搞清楚自己的沟通目的是什么。在我的探询下,这位网友说:

    我需要解决的问题是:向客户提问时,有时要分几次问才能把所有的事问清楚。当客户故意隐瞒时,不知如何问出答案。或者客户不明白我在问什么或者说什么。

    也就是说,他急需提高的沟通能力是『提问』。『提问』是常用的商务沟通技巧。不仅在审计、咨询、销售、服务等行业中广泛使用,在专业性不强的工作岗位上也是经常用到。不会提问,就不能发现对方的需求,不能把握事情的重点。

    日常生活中,提问技巧也是相当有用的。例如,当你与某人发生意见分歧时,你无需抛出一大堆理据来支持自己的观点,只需要巧妙地问对方几个问题。说不定,对方就被你问住了。这场争论的结果立见分晓,你不战而胜之。

    至于这位网友说『分几次才能把所有的事问清楚』,这就再正常不过了。各位看看在他的问题下面,我提了多少个问题——

    1. 你所说的“话少”是指对所有人,包括家人朋友都那样,还是只在工作方面?

    2. 你现在在做什么工作,从业时间有多长?

    3. 你觉得“话少”是由于性格原因造成的,还是你对某些话题比较陌生?

    4. 你做的是外审还是内审?

    5. 工作中最让你感到挑战的说话场景是什么?

    6. 你对自己的口头表达能力有什么要求或者期望?

    我前面两次提到『探询』这个词汇。在商务沟通技巧中,『探询』是指有逻辑性、针对性地提出一连串问题。探询的目的在于揭开现象的本质和发掘问题的根源。探询技巧已经超出了沟通技巧的范畴。它是在精深的专业知识、丰富的实践经验和敏锐的判断能力上发展起来的。

    简单地说,它有以下四个特点:

    1. 提问时使用开放式问题,不用封闭式问题,前者能激发对方思考,后者使对方产生被盘问的感觉;

    2. 不要在问题中加入提问者的主观臆测,避免误导甚至激怒对方;

    3. 询问的是事实、观点、依据,不是对方的感觉或想像;

    4. 有逻辑有条理有计划地提问,不是想到哪问到哪。


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